Der in der Neuzeit häufig missverstandene Begriff des „Geheimen“ in Zusammensetzungen wie Geheimarchiv oder Geheimsekretär hat seine Wurzeln nicht in Verschwiegenheit, Verschwörung oder bewusster Abschottung, sondern in einem älteren, juristisch-administrativen Bedeutungsfeld, das sich aus dem lateinischen secretum ableitet. Dieses wiederum geht auf das Verb secernere zurück, das „absondern“, „ausscheiden“ oder „beiseitelegen“ bedeutet. Gemeint ist damit ursprünglich nicht das Verbergen vor anderen, sondern das Herausnehmen aus dem allgemeinen Zugriff.
In der mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Verwaltungssprache bezeichnete secretum daher vor allem einen Bereich, der einer bestimmten Person oder Institution exklusiv zugeordnet war. Ein archivum secretum war kein „geheimes Archiv“ im modernen Sinn, sondern ein persönliches oder hausinternes Archiv: die Gesamtheit jener Schriftstücke, die nicht Teil des öffentlichen oder allgemeinen Registraturwesens waren, sondern unmittelbar dem Inhaber der Herrschaft, dem Hausherrn oder dem Amtsträger selbst unterstanden. Es handelte sich um Unterlagen „aus dem Griff heraus“, also aus der allgemeinen Aktenführung ausgesondert und in den direkten Zugriff einer Person gelegt.
Dieses Verständnis lässt sich besonders klar an der historischen Bezeichnung des päpstlichen Archivs ablesen, das bis ins 21. Jahrhundert offiziell den Namen Archivum Secretum Vaticanum trug. In der zeitgenössischen lateinischen Bedeutung war damit nicht ein verborgenes Archiv gemeint, sondern das persönliche Archiv des Papstes als Hausherrn und Souverän. Die dort verwahrten Dokumente waren Teil seines secretum, seines privaten Amts- und Hausarchivs, vergleichbar mit den Hausarchiven weltlicher Fürstenhöfe. Erst die moderne Bedeutungsverschiebung des Wortes „geheim“ führte zur populären Fehlinterpretation als Ort der absichtlichen Geheimhaltung.
Analog verhält es sich mit dem Geheimsekretär. Auch hier ist nicht ein „Sekretär für geheime Dinge“ gemeint, sondern ein persönlicher Sekretär, der unmittelbar im Dienst seines Herrn stand und dessen private oder hausinterne Korrespondenz führte. Der secretarius war derjenige, der Zugang zum secretum hatte, also zu den ausgesonderten, persönlich zugeordneten Schriftstücken. Seine Stellung definierte sich weniger durch Verschwiegenheit als durch Nähe und Exklusivität. Er war kein Beamter der allgemeinen Kanzlei, sondern Teil des engeren persönlichen Umfelds.
Der moderne Sprachgebrauch hat diese ursprünglich administrative und rechtliche Bedeutung weitgehend überdeckt. Heute wird „geheim“ fast ausschließlich mit bewusster Abschottung oder Verheimlichung assoziiert. Historisch ist diese Deutung jedoch anachronistisch. In mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Quellen bezeichnet „geheim“ in solchen Zusammensetzungen in erster Linie eine Zuordnung: privat statt öffentlich, hausintern statt allgemein, persönlich statt institutionell. Begriffe wie Hausarchiv, Privatarchiv oder persönlicher Sekretär geben den historischen Sinn daher wesentlich präziser wieder als das moderne Alltagsverständnis des Wortes „geheim“.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass „Geheimarchiv“ und „Geheimsekretär“ keine Kategorien der Heimlichkeit darstellen, sondern Organisationsbegriffe vormoderner Herrschafts- und Verwaltungspraxis. Sie markieren die Grenze zwischen dem allgemeinen Zugriff und dem persönlichen Bereich des Herrschaftsträgers – nicht den Übergang von Öffentlichkeit zu Verschwörung.
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